Sturenopgedragleidttotverbeteringvanbedrijfsprestaties

(Abbe Zwaal) Veelvuldig komen we situaties tegen waarbij gebleken is dat het strategisch business plan wel richting geeft aan de organisatie, maar onvoldoende houvast biedt voor het maken van echte keuzes en stellen van duidelijke prioriteiten. Bedrijven willen daarom het strategisch business plan verder concretiseren en door vertalen naar een bedrijfsbrede KPI boom.
Tevens blijkt dat wanneer leidinggevende bij het sturen op kpi’s op persoonsniveau mensen vaak ander gedrag vertonen dan gewenst. Blijkbaar is de alignment tussen strategie en gewenst gedrag van de medewerkers vaak niet op elkaar afgestemd. Dat is een ongewenste situatie. Dit leidt tot demotivatie bij zowel management als medewerker en de resultaten blijven ver achter.

Gewenst is een concrete en heldere strategie voor de komende jaren, die meetbaar en communiceerbaar is, dat helpt bij het prioriteren van de verbeterinitiatieven en projecten en die op persoonsniveau helpt om gewenst gedrag van medewerkers te stimuleren. Voor medewerkers is het prettig dat ze hun talent kunnen inzetten waar ze energie van krijgen. Als ze daarop worden afgerekend leidt dat vaak tot nog beter resultaat.

"Vertel me hoe je me meet en ik zal je vertellen wat ik zal doen,…?…

als je me op een onlogische manier meet, zal ik onlogische dingen doen,…?¬…

als je me niet meet, weet ik niet wat ik zal doen."

Het doel van prestatiemeting en -sturing is om alle onderdelen van de organisatie te motiveren om te doen wat goed is voor de organisatie als geheel.

Hoe krijg ik mensen in beweging??
Voor het opstellen van een prestatiemanagement model wordt veelvuldig een model zoals b.v. de Balanced Score Card gebruikt. Helaas wordt dit model vaak methodisch / instrumenteel toegepast. Zodra de meters zijn ingevuld en het dashboard draait op de werkplek dan is het doel bereikt. Terwijl je met dit model graag een verandering in gedrag wil realiseren. Je wilt graag actie gericht sturen. Alleen het vaststellen van welke kpi’s nodig zijn om op te sturen brengt nog niet de noodzakelijke verandering in gedrag. Er zijn vele verander modellen die je kunt toepassen op deze situaties. Een eenvoudig en praktisch model is het model van Kotter of vanuit de NLP: weten, willen, kunnen en doen. Dit model zegt dat een verandering succesvol kan worden doorgevoerd als er urgentiebesef is, acceptatie / motivatie voor de verandering en mensen het ook kunnen en ze het daarna ook gaan doen.

Sturen op gedrag?
Sturen op gedrag suggereert dat je al weet welk gedrag je als leidinggevende graag wilt zien van de medewerkers. In de praktijk blijkt dat veel leidinggevende moeite hebben om concreet aan te geven welk gedrag zij willen zien bij medewerkers. Het blijft vaak hangen in kreten als pro actief of meer communicatie. Daarnaast is het benoemde gedrag veelal niet gerelateerd aan een bijdrage aan het optimale proces. ?Van belang is dus om als leidinggevende exact te weten wat het meest optimale proces is, welke competenties nodig zijn van mensen om dit goed te besturen en wie binnen de organisatie dat goed kan uitvoeren. Als je concreet benoemd voor de medewerker wat het gedrag is dat je graag wilt zien dan kun je vervolgens aan de medewerkers vragen hoe zij daar invulling aan willen geven.

Lean Thinking
Wat is nu het meest optimale proces? De Lean filosofie heeft hele mooie praktische handvatten om het meest optimale proces te beschrijven. Lean is een managementfilosofie die erop gericht is om verspillingen, zaken die geen toegevoegde waarde leveren, te elimineren. De methode is afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota. Door de 'slanke productie' gaat de kwaliteit van het product omhoog en de kosten omlaag, wat leidt tot een verbetering van het bedrijfsresultaat. Tevens richt het zich op waarde creatie voor de klant. Met andere woorden:?
• Verminder de noodzakelijke activiteiten:?
• Verwijder de verspillende activiteiten en?
• Optimaliseer de waarde toevoegende activiteiten.

De organisatie beïnvloedt gedrag, de Lean manager?
Veel managers sturen hun afdeling als afzonderlijk onderdeel binnen de organisatie. Ze denken verticaal om hun afdeling te optimaliseren. De Lean filosofie gaat juist uit van het werkproces als basis waardoor Lean managers meer horizontaal denken. Deze horizontale gedachtegang noemt men ook wel een value stream.

De Value Stream
Een Value stream is een presentatie van een procesflow in informatie- en materiaalstromen aangevuld met sleutelinformatie gericht op kwaliteit en snelheid. Door per activiteit aan te geven of je te maken hebt met waarde, verspilling en noodzaak heb je snel in beeld welke verspilling weggenomen kan worden om tot een optimaal proces te komen. Door middel van Value Stream Mapping maak je deze stromen zichtbaar.

Met behulp van Value Stream Mapping krijg je goed zicht op wat de belangrijkste stappen zijn die uitgevoerd moeten worden. Aan deze stappen kun je relatief eenvoudig kpi’s koppelen waar je op moet sturen om dit proces goed te laten verlopen. Deze proces kpi’s kun je vervolgens weer goed door vertalen naar persoonlijke gedrag kpi’s. Op basis van deze persoonlijke en proces kpi’s heb je goede input voor de Balanced Score Card die je op wilt stellen om de prestaties te managen.

Met behulp van de kennis over verandering, Lean en BSC heeft Benned een praktijk gericht stappenplan gemaakt om te kunnen sturen op gedrag dat leidt tot realisatie van de bedrijfsdoelstellingen. Whitepaper LEAN Balanced Score Card
Meer info over dit proces en praktijk gericht stappenplan? Vraag hieronder de whitepaper aan van de LEAN Balanced Score Card.