EffectiefStaandVergaderen(ESV)

Effectief (Staand) Vergaderen (ESV)

Er wordt in Nederland veel vergaderd. Helaas niet altijd even effectief. Hoe vergader je wel effectief? Hoe maak je optimaal gebruik van staand vergaderen waarmee je al 35% procent tijd bespaart? Hoe kan een verbeterbord hierbij helpen?

Voordat ik in ga op staand vergaderen eerst even iets over effectief vergaderen.

Inleiding

De effectiviteit van vergaderen wordt regelmatig terecht bekritiseerd. Ik heb veel vergaderingen bijgewoond, waarvan er maar weinig echt effectief waren. Veel vergaderingen werden gepland om het vergaderen. Een duidelijk doel ontbrak en na afloop waren er geen acties uitgezet en / of besluiten genomen. Vaak had ook niemand het idee wat er van hem verwacht werd of waar hij invloed op heeft om dit tot een succes te maken. (Zie ook Cirkel van Invloed).

Meer dan de helft van de vergadertijd is verspilling.

Als de effectiviteit van een vergadering te wensen overlaat, is dit vaak omdat:
• Te veel mensen mee vergaderen,
• Deelnemers de vergaderregels niet kennen of niet hanteren,
• De voorzitter de vergadering niet strak genoeg leidt,
• Of omdat het niet voldoende duidelijk is waarover wel, en vooral ook, waarover niet wordt vergaderd.

De meest hardnekkige vergaderproblemen zijn saaiheid en geringe besluitvaardigheid. Bij dergelijke structurele problemen is het noodzakelijk het hele vergadercircuit van een organisatie onder de loep te nemen en in goede banen te leiden. Dat kan, gezien de enorm hoge kosten van vergaderen, zeer lonend zijn. Vraag je kritisch af of een vergadering wel echt nodig is.

Hoe bepaal je de noodzaak van vergaderen?
De vergadernoodzaak kun je bepalen door de volgende vragen te stellen. De vergadernoodzaak is groter als:

• Veel kennis is versnipperd
• Het probleem minder overzichtelijk is
• De kans op conflict groot is
• Het belangrijk is dat een team de beslissing draagt

De onderstaande tips helpen bij het goed organiseren van een vergadering.

Tips om effectiever te vergaderen:
• Vergader alleen met mensen die daar een positieve bijdrage aan leveren
• Begin de vergadering stipt op tijd en ga door als de laatkomers binnenkomen.
• Vergader alleen als dat nodig is
• Alle vergaderingen hebben een helder doel en agenda
• Wijk niet af van de agenda
• Verstuur de agenda ruim voorafgaand aan de vergadering
• Bepaal de duur van elk agendapunt
• Zorg voor duidelijke rollen tijdens de vergadering: notulist; voorzitter etc.
• Liever kort en frequent
• Begin op tijd en eindig op tijd
• Laat notulen maken
• Maak een actie- en besluitenlijst
• Ga eens staand vergaderen
• Schaf de rondvraag af

Staand vergaderen: stand up meetings

Staand vergaderen, ofwel een stand-up meeting, is een serieuze overweging waard voor de productiviteit van uw vergadering. Staand veragderen is heel normaal binnen een Lean cultuur. Staand vergaderen kan ontzettend productief zijn in tegenstelling tot een vergadering aan een ronde tafel.

TNO heeft de afgelopen jaren onderzoek gedaan naar deze vernieuwde vergadertechniek. Conclusie? Een staande vergadering duurt gemiddeld 35% korter dan dezelfde vergadering zittend. 

De voordelen van staand vergaderen

• Het houdt de vaart erin
• Tijdens het ouderwets vergaderen vinden veel onderonsjes plaatst en kennen alle onderwerpen op de agenda verschillende zijwegen. Bij stand up meetings krijgen deze geen kans, waardoor de vaart in de vergadering blijft. Iedereen blijft er met het hoofd goed bij én de vergadering is sneller klaar.
• Zorgt voor snellere besluitvorming
• Staand vergaderen betekent sneller beslissen. Laat de details achterwege, oeverloze toelichtingen op onderwerpen en constante herhalingen van argumenten. Een beslissing wordt daardoor eerder genomen en het onderwerp sneller van de agenda gestreept.
• Leidt tot meer non-verbale communicatie. Wanneer je staand vergaderd heb je een actieve houding en laat je meer non-verbale communicatie zien. Dit maakt de conversatie completer en kan iedereen elkaars standpunten beter interpreteren.
• Beweging wordt gestimuleerd. Vergader je staand, dan krijg je meer beweging dan wanneer je zit. Gezonder dus.
• Meer creativiteit en samenwerking. In staand overleg zijn mensen meer geneigd ideeën met elkaar te delen. Mensen gaan meer samenwerken om ideeën uit te werken en kwaliteit te verhogen.
• Algehele kostenbesparing. Niet alleen vraagt het minder vergadertijd, wat er gezegd wordt is heeft direct nut voor werkzaamheden.
• Snel en frequent op de hoogte. Het snel en staand vergaderen is bij veel productiebedrijven een deel van hun werkfilosofie. Het overleg duurt 5 tot 15 minuten en dit houden zij op (bijna) dagelijkse basis. Het zijn meetings die passen bij de Lean filosofie:

Uit die stoel, tijd om te gaan staan!
Vergaderen jullie al staand of zitten de stoelen bij jullie te lekker? Probeer het eens en kijk hoeveel het jullie oplevert in effectiviteit, snelheid en kwaliteit.

Het verbeterbord / doelenbord
Een hulpmiddel bij staand veragderen is een verbeterbord of doelenbord. Een verbeterbord wordt vaak gebruikt binnen de Lean filosofie.

Een makkelijke stap bij het implementeren van een verbeterbord is met een dagelijkse of wekelijkse stand-up meeting. Wisselend is een medewerker (niet per se iemand uit het management) een periode verantwoordelijk voor dit bord en het houden van de meetings.

Natuurlijk kan er ook gewoon input verkregen worden door het verzamelen van verbeterideeën in de maand voorafgaand. Tijdens de stand-up meeting worden nieuwe verbetersuggesties verzameld waaraan acties en verantwoordelijken worden gekoppeld. Ook wordt een update gegeven over lopende acties. Op deze manier kan er continu verbeterd worden.

Waarom een verbeterbord?
• Het bespreekbaar maken van problemen
• Gestructureerd doorvoeren van verbeterideeën
• Medewerkers laten meedenken over hun eigen werk
• Vergroten van betrokkenheid van medewerkers
• Leidinggevenden de rol van coach geven

Een verbeterbord in 5 stappen
1. Koop een whiteboard op minimaal A0 formaat. Maak hierop een standaard indeling. b.v.:

• Wat is het probleem?
• Wat is de kernoorzaak?
• Wat is het verbetervoorstel / actie?
• Wie is verantwoordelijk?
• Wanneer is het opgelost?

2. Bepaal op welke manier het verbeterbord aansluit bij de doelen van jouw afdeling of organisatie. Hierdoor is het nog makkelijker om de toegevoegde waarde van het bord uit te leggen. Informeer iedereen van te voren over de doelen van het verbeterbord, de werkwijze en ieders verantwoordelijkheden.

3. Blokkeer een vaste dag en tijd waarop je een sessie houdt bij het verbeterbord (nooit langer dan 20 minuten). Wijs daarnaast iemand aan die deze sessie begeleidt.

4. Begin met de eerste verbeterbordsessie. Hou je hierbij aan de opgestelde spelregels:
• 1 persoon begeleidt
• Duur is maximaal 20 minuten
• Vermijd te lange inhoudelijke discussies
• Evenredige verdeling van de acties
• Evalueer achteraf de eerste sessie met de persoon die de sessie heeft begeleid.

5. Zorg voor enthousiasme en hou het verbeterbord levend.
Maak inzichtelijk wat het verbeterbord heeft opgeleverd in de afgelopen periode en communiceer dit naar je afdeling. Nodig eens een andere afdeling uit om te komen kijken bij jullie verbeterbordsessie. Een verbeterbord is een slimme en laagdrempelige manier om Lean in te voeren binnen een organisatie. 

4 tips en tricks voor het gebruik van een verbeterbord
1. Hou het levend en koppel mijlpalen (met een beloning) aan het verbeterbord. Bijvoorbeeld bij 50 doorgevoerde verbeteringen gaan we … uit eten, krijgen we koffie met taart, etc.
2. Maak niet alleen je verbeteringen visueel door middel van een verbeterbord. Visualiseer ook de prestaties van je afdeling (aantal geproduceerd, afval, uitval, veiligheidsincidenten etc). Hierdoor wordt het verband tussen hoe verbeteringen bijdragen aan afdelingsdoelen veel inzichtelijker
3. Wees een coach en niet de probleemoplosser. Als je als leidinggevende een verbeterbordsessie begeleidt bestaat de verleiding om in de rol van probleemoplosser te treden. Het aandragen van verbeteringen moet nu bij de medewerkers zelf vandaan komen
4. Het is verleidelijk om in een drukke periode het verbeterbord links te laten liggen. Hou de structuur erin en zorg dat de sessie gewoon doorgaat. Want iedereen kan wel 15 minuten van zijn of haar tijd missen, of niet?