PDCAofDMAIC,wanneerkiesjewelkemethode?

Veel bedrijven maken gebruik van Lean Six Sigma (LSS). Er zijn verschillende methoden voor het bereiken van continue verbetering in een organisatie. In deze blog vergelijk ik er 2:
• de PDCA cyclus door Deming en veel gebruikt binnen TPS / Lean (KAIZEN)
• de DMAIC cyclus uit de Six Sigma toolbox.

PDCA
De Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus is bekend geworden door W. Edward Deming, De PDCA cyclus wordt vaak benoemd als de Deming cyclus.

De PDCA cyclus is een eenvoudige zichzelf herhalende cyclus voor continue verbetering van bedrijfsprocessen. Na de WOII is Deming naar Japan gegaan waar de PDCA cyclus is geadopteerd en onderdeel is geworden van de Lean filosofie. Lean maakt gebruik van Kaizen (kleine verbeteringen door verbeterteams om verspillingen aan te pakken) waarbinnen de PDCA cyclus gebruikt wordt.

Lean streeft naar maximalisering van de waarde die naar de klanten stroomt. Alleen zaken die waarde toevoegen voor een klant worden als nuttig beschouwd. Zeven categorieën van verspilling worden daarom zoveel mogelijk verwijderd: overproductie, voorraden, fabricagefouten, fabricageverstoringen, wachttijden, transport en onnodige (zoek)bewegingen.

Eén van de manieren om dit te bereiken is het zoveel vraag gestuurd te produceren, met zo min mogelijk (tussen)voorraden in de keten. Een belangrijke tool binnen Lean is Value Stream Mapping (VSM): Middels een stroomdiagram breng je in kaart welke bedrijfsprocessen waarde toevoegen, en welke niet.

Lean is vooral interessant voor bedrijven die flow-gestuurd kunnen produceren of werken. Helemaal als er sprake is van veel (opeenvolgende) bewerkingsstappen in het productieproces, want dan zijn er ook veel mogelijke bronnen van verspilling!. Voorbeelden van dergelijke situaties vind je in de automotive, de metaal en de elektronicasector, maar ook in ziekenhuizen.

De letters PDCA staan voor:

• Plan: het definiëren van de beoogde doelstelling (SMART) en het ontwikkelen van een plan waarmee deze doelstellingen worden bereikt.
• Do het uitvoeren van het plan, waarbij het plan nauwgezet wordt nageleefd.
• Check: meten en beoordelen of de beoogde doelstellingen zijn gehaald. Meten of het eindresultaat in overeenstemming is met de specificaties zoals in de plan fase opgesteld (SMART).
• Act: de effectieve delen van het plan borgen. De delen van het plan die niet het beoogde doel hebben bereikt aanpassen, zodat bij een volgende iteratie de afwijkingen zich niet herhalen. De verbeteringen leiden feitelijk tot een nieuw plan, waarmee de cirkel rond is.

Door deze activiteiten bij elke iteratie te herhalen ontstaat een situatie van continue verbetering.

DMAIC
De DMAIC cyclus is de verbetercyclus zoals die binnen Six Sigma wordt gehanteerd. Six Sigma is ontwikkeld door Motorola om variatie te verminderen en producten meer gelijk te krijgen. Sigma is een andere benaming voor variatie. Met Six Sigma wordt geprobeerd het aantal afwijkingen te verminderen tot 3,4 parts per million. Typische Six Sigma aanpak is projectmatig waarbij een full time team bezig gaat om grote besparingen te realiseren.

Six Sigma komt in beeld zodra er hoge eisen worden gesteld aan de kwaliteit, of als er relatief veel uitval van producten is. Om Six Sigma te kunnen toepassen is het noodzakelijk dat de kwaliteit van producten en/of processen meetbaar is. Dit is het geval bij producten waarvan de specificaties tussen bepaalde grenzen moeten liggen. Die vind je bij ondernemingen in de (semi-) procesindustrie, maar ook in de high-tech sector.

Het DMAIC acroniem staat voor:
• Define: het definiëren van het probleem en het afstemmen van de projectorganisatie. Verzamelen van de Voice of the Customer (VOC) en Voice of the Business (VOB): Opstellen van een projectplan met een budget, tijdsplanning, projectorganisatie en communicatieplan.

• Measure: huidige prestatie van het proces m.b.t. het probleem concretiseren d.w.z. de belangrijkste procesvariabelen meetbaar maken. Dat kan bijvoorbeeld door het opstellen van een uitgebreide Value Stream Map (VSM) om inzicht te krijgen in het achterliggende proces. Hierbij ga je de belangrijkste relevante input, output, en procesvariabelen identificeren. Vervolgens verzamel je de data en stel je een analyseplan op. Met behulp van een nulmeting voor alle variabelen bepaal je de baseline. Process capability analyse uitvoeren.

• Analyze: analyseer de verkregen informatie en kom tot een onderbouwing van de grondoorzaak (rootcause) van het probleem. Identificeer Value Added & Non-Value Added activiteiten. Bereken proces cycle efficiency ten opzichte van benchmarks. Analyseer de proces flow op bottlenecks & constraints. Ontwikkel theorieën voor verklaringen (Failure Mode Effect Analysis (FMEA), cause & effectdiagrammen, brainstormen, etc) van het probleem. Focus op de grondoorzaak. Verzamel indien nodig aanvullende gegevens om de grondoorzaak te vinden.

• Improve: ontwerp, evalueer, selecteer en optimaliseer oplossing(en) d.w.z. bepaal de procesoptimalisatie. Beschrijf de beoogde nieuwe situatie en ontwikkel een full scale implementatie plan. Voer eventueel een pilot uit om de slagingskans te vergroten.

• Control: beheersing van het proces door het implementeren en borgen van de verbeteringen. Rond het project af: valideer de resultaten, leg geleerde lessen vast, communiceer de resultaten naar de rest van de organisatie en vier het succes!

Verschillen en overeenkomsten van PDCA en DMAIC
De DMAIC methode gaat veel meer uit van een projectmatige aanpak van het probleem. Tussen de fasen zijn duidelijke beslismomenten vastgelegd, inclusief de bijbehorende beslisdocumenten (projectplan, meet- & analyseplan, implementatieplan).

De DMAIC methode vraagt om een gedisciplineerde aanpak met bijbehorende organisatie. In Six Sigma worden deskundigen opgeleid tot yellow, green of black belts.

Veel (MKB) organisaties vinden dat dit allemaal veel te ver gaat. Dat wil echter niet zeggen dat de technieken die binnen DMAIC worden gebruikt niet hun waarde hebben in kleine of minder formele organisaties. Een voice of de customer kan ook voor hen van waarde zijn, evenals het nemen van besluiten op basis van meetgegevens.

DMAIC gaat uit van denken binnen een bepaald kader, bij bijvoorbeeld gelijkblijvende producten, klanten en services. De kracht ligt in het optimaliseren en aanpakken van “root causes” (grondoorzaken) van problemen in een proces. Dit model wordt gebruikt om product- of procesverbetering te realiseren. Voor een herontwerp van een volledig proces of een geheel out-of-the-box verandering is het minder toepasbaar.

De PDCA cyclus is veel breder toepasbaar. Het kan worden toegepast voor een heel kwaliteitssysteem: de cyclus is herkenbaar in het ISO 9001 model. Maar het kan ook worden toegepast op één project. Daar waar de DMAIC methode inzoomt op het probleem, behoudt de PDCA cyclus zijn aandacht voor het geheel.

DMAIC is feitelijk een toepassing van de PDCA cyclus. Om complexe problemen het hoofd te kunnen bieden is een gedegen probleemanalyse onontbeerlijk. De DMAIC methode besteedt hier drie fasen aan, waarbij de PDCA cyclus dit in de plan fase samenvat. De PDCA cyclus besteedt dan wel weer nadrukkelijk aandacht aan de maatregelen die nodig zijn om het plan te borgen en bij te stellen (act).

De DMAIC methode kent deze fase niet: de borgende activiteiten uit de check en act worden samengevat in de control. Als de oplossingen onvoldoende effectief waren heb je een nieuw probleem, dat met de DMAIC methode kan worden opgelost.

PDCA wordt veelvuldig toegepast binnen de Lean filosofie. PDCA wordt meestal gebruikt voor middelgrote problemen op te lossen tussen 4 -8 weken. De Act fase impliceert dat de PDCA cyclus weer gestart wordt on continu te verbeteren. De Plan-fase moet zorgvuldig gebeuren en hier gaat dan ook meestal 50% van de gehele cyclus tijd in zitten.

DMAIC: In de basis is het een 5 staps PDCA cyclus dat gebruikt wordt voor grote complexe problemen waar meestal een grote hoeveelheid data voor wordt gebruikt. Dat is ook de reden waarom binnen DMAIC veelvuldig statistische tools worden gebruikt zoals Minitab maar is niet noodzakelijk. De duur van een DMAIC s veelal tussen de 3 en de 6 maanden en wordt ook wel doorbraak project genoemd met veelal een besparing van minimaal 50K euro.

Welke is nu beter?
Dat is nog niet zo eenvoudig om te beantwoorden. Eigenlijk bestaat er ook geen correct antwoord. Het antwoord hangt af van de situatie. Dus, een keuze zou kunnen komen uit het stellen van de volgende vragen:

1. Bestaat het proces nu al?
a. Zo ja, go naar vraag 2
b. Zo nee, gebruik de PDCA methode.

2. Ervan uitgaande dat het huidige proces reeds bestaat, ben je van plan om hele grote aanpassingen door te voeren in het proces?
a. Zo ja, gebruik dan de DMAIC methode.
b. Zo nee, gebruik de PDCA methode.

Misschien zou je beter kunnen zeggen dat de DMAIC methode gebruikt zou moeten worden wanneer er majeure aanpassingen aan een reeds bestaand proces worden uitgevoerd.