OndersteuningvanHRMbinnenLeanzorgtvoor“WayofLife”!

Lean is de afgelopen jaren erg ‘hot “. Blijkbaar ligt er een correlatie tussen de populariteit van Lean en de economische cultuur. Op zich niet zo verwonderlijk want welke organisatie wil in deze tijd geen kostenreductie en efficiëntieverbetering? Helaas zien we in de praktijk nog te vaak dat organisaties zich vooral richten op de rationele kant van Lean, het elimineren van verspillingen en inrichten van de juiste stuur middelen. Met als resultaat dat wanneer de aandacht voor Lean binnen de organisatie verslapt, de mensen weer terug vallen in hun oude gedrag. Kortom er heeft geen borging plaatsgevonden van de nieuwe manier van werken. Binnen de filosofie van Lean speelt ook de “softe” kant - houding en gedrag - een zeer belangrijke rol. Een succesvolle invoering van de Lean filosofie kan alleen wanneer de rationele en de softe kant met elkaar worden verbonden. Je zou vermoeden dat de rol van HRM hierbij groot is. Het gaat ten slotte om een nieuwe manier van werken voor de mensen. Dit vraagt om een andere houding en gedrag van mensen door de hele organisatie, niet alleen op de werkvloer. HRM is bij uitstek geschikt om hierin op te treden als businesspartner, maar doet dat nog veel te weinig. Wat maakt dat dit onvoldoende gebeurd en welke rol zou HRM hierin goed kunnen vervullen?

Cruciale rol van het management binnen Lean. Een voorbeeld uit de praktijk waaruit blijkt dat de houding en gedrag een directe invloed heeft op de uitkomsten van een veranderingstraject kreeg ik toen we met een klant, die inmiddels was begonnen met de invoering van de Lean filosofie, bij een relatie op bezoek ging. Wat opviel bij de evaluatie was dat de klant aangaf onder de indruk te zijn van de rol van het midden- en hoger management. De actieve houding en gedrag van het midden en hoger management speelde een doorslaggevende rol. Hoe goed ook de flow in de organisatie bedacht kan zijn, het eindresultaat leidt tot niets als er op de werkvloer niet op de juiste activiteiten wordt gestuurd. Het middenmanagement speelt hier een cruciale rol.

Wie is verantwoordelijk voor het inzetten van de juiste competenties? Veelal besteden Lean specialisten ook veel tijd en energie aan gesprekken, trainingen en coaching om de houding en het gedrag te veranderen. De ingezette Lean instrumenten leidden vaak ook al tot de gewenste verandering. De instrumenten hebben van nature al in zich dat de veranderingen gebeuren op basis van de inspraak van mensen op de werkvloer waardoor ze zelf onderdeel worden van de verandering. Maar is het eigenlijk niet de taak van HRM om deze verandering en ontwikkeling van mensen te faciliteren? Is het immers niet zo dat wil een dergelijk programma slagen dit gevolgen heeft voor de cultuur en leiderschap binnen de organisatie en dat is een belangrijk onderdeel van het vakgebied van HRM. Wat maakt dat zij binnen de reguliere Lean trajecten niet deze rol pakken? Het is opmerkelijk dat HRM vaak niet betrokken is of wordt. Dat is een grote gemiste kans.?Veel Lean trajecten hebben moeite om de nieuwe manier van werken geborgen te krijgen in de organisatie. Voor HRM liggen hierin veel kansen om als trusted adviser op te treden in een dergelijke organisatieverandering.?Lean en HRM kunnen prima samenwerken bij een Lean traject.

Een goede en effectieve HRM kan een succesvolle Lean implementatie op verschillende manieren ondersteunen: zoals:
• Bij de implementatie van Lean is het noodzakelijk om zogenaamde change agents toe te wijzen. Deze change agents kunnen intern gevonden worden of extern worden ingehuurd. In beide gevallen kan een goede HRM-afdeling helpen om de juiste personen te vinden.
• De invoering van Lean is een enorme verandering voor de hele organisatie. Om de mensen te helpen om te gaan met deze veranderingen kan een goede HRM-afdeling een van de belangrijkste spelers worden. Zowel als adviseur voor de change agents als voor een coach voor het management en de werknemers.
• Gedurende een lean invoering worden meestal veel opleidingen gegeven. Een goede HRM-afdeling kan ondersteunen in het opstellen van een integraal opleidingsplan Dat wil zeggen ervoor te zorgen dat de opleiding op het juiste moment (in lijn met b.v. hun individueel ontwikkel plan) en op de juiste manier wordt uitgevoerd. Een HRM-afdeling kan ook helpen deze trainingen te evalueren.
• De HRM-afdeling kan ook worden gebruikt om de beste en meest effectieve projectteams op te stellen welke worden gebruikt in het Lean proces door o.a. te kijken naar benodigde competenties en ervaringen. Binnen HRM zijn vaak de gewenste competenties beschreven van de verschillende rollen binnen de verbeterorganisatie. Praten in gedrag is vaak erg lastig. Gestructureerd denken in competenties helpt hierbij.
• Bij de uitvoering van Lean is een van de doelstellingen het vinden van de beste manier van werken. Bijvoorbeeld bij de uitvoering van 5S op een werkplek voor verschillende ploegen of bij het maken van SOP (Standaard Operating Procedure). Bij het zoeken naar deze beste manieren kunnen conflicten optreden. Hier kan de HRM afdeling in helpen.
• De rol van de managers veranderd bij de invoering van Lean. Van de managers wordt verwacht dat ze de veelal gehanteerde command en control los laten, en overgaan tot meer coachend leiderschap. Dit vraagt veel van deze managers en vraagt om een goede begeleiding. Hierin kan de HRM afdeling een zeer belangrijke rol spelen.
• Bij de invoering van Lean gaat het ook om vooral verticaal te denken in plaats van horizontaal. Dat wil zeggen denken in de waarde stroom voor de klant. Om hier goed op te kunnen sturen zijn proces kpi’s nodig. Naast rationele proces kpi’s kun je ook kpi’s bedenken die sturen op het gewenste gedrag van mensen. Bij het opstellen van deze gedrags kpi’s kan de HRM afdeling een grote rol spelen.
• Het doel van Lean is het verminderen van kosten (het tegenovergestelde van een groeistrategie). Bij een goede Lean implementatie leidt dit tot het zorgen dat de juiste talenten worden ingezet. Bij het vaststellen wat het juiste talent is kan HRM goed helpen.
• HRM kan ook helpen wanneer blijkt dat sommige talenten niet meer nodig. Zij kunnen een goed en zorgvuldig proces opstellen bij het vragen van werknemers om elders een andere uitdaging te zoeken en te vinden. Een goede HRM-afdeling kan het verschil maken tussen een goede en een slechte implementatie van Lean n een dergelijk bedrijf.
Kortom, een goede HRM-afdeling kan een enorm verschil maken bij de implementatie en borging van Lean!
Abbe Zwaal